Tjänster för hela dokumentlivscykeln
Vi täcker varje fas från skapande till arkivering eller destruktion. Våra lösningar integreras sömlöst i er befintliga verksamhet.
Vi täcker varje fas från skapande till arkivering eller destruktion. Våra lösningar integreras sömlöst i er befintliga verksamhet.
Pappersbaserade arkiv tar plats, är svåra att söka i och riskerar att skadas av brand eller fukt. Vi omvandlar era fysiska dokument till högkvalitativa digitala kopior.
Vår process inkluderar skanning i hög upplösning, OCR-behandling för sökbarhet och kvalitetskontroll. Varje sida granskas manuellt för att säkerställa läsbarhet.
Efter digitalisering får ni tillbaka originalhandlingarna eller vi kan ombesörja säker förstöring enligt era önskemål och regelkrav.
Långtidslagring kräver mer än bara diskutrymme. Filer kan korrumperas, format blir föråldrade och lagringskrav förändras.
Vi erbjuder arkivlösningar som uppfyller branschstandarder för bevarande. Era dokument lagras på redundanta system med regelbundna integritetskontroller.
Tillgängligheten är garanterad. Ni kan när som helst hämta enskilda filer eller hela arkiv via vårt webbgränssnitt.
Manuell dokumenthantering slösar tid och ökar risken för fel. Ett dokument som fastnar i någons inkorg kan försena hela projekt.
Våra intelligenta arbetsflöden ser till att rätt person får rätt dokument vid rätt tidpunkt. Godkännanden, granskningar och distributioner sker automatiskt enligt era regler.
Systemet lär sig av era mönster och kan föreslå optimeringar. Vi har sett kunder minska handläggningstid med upp till 60%.
Olika dokumenttyper har olika juridiska krav på hur länge de ska bevaras. Bokföring i sju år, personalakter i vissa fall upp till tio år efter anställning.
Vi konfigurerar automatiska bevarandepolicyer som ser till att dokument varken raderas för tidigt eller lagras för länge. När lagringstiden löper ut kan dokumentet antingen arkiveras permanent eller destrueras säkert.
Vid revision kan ni omedelbart producera bevis på att ni följt alla tillämpliga regler. Våra system genererar rapporter som uppfyller myndigheternas krav.
När dokument inte längre behövs måste de förstöras på ett sätt som förhindrar obehörig återställning. Att bara radera filer eller slänga papper i vanligt sopor räcker inte.
Vi använder certifierade metoder för både fysisk och digital destruktion. Pappersdokument krossas enligt DIN 66399 standard, digitala filer skrivs över flera gånger.
Efter förstöringen får ni ett certifikat som dokumenterar processen. Detta kan vara nödvändigt för att visa compliance vid revisioner.
De flesta kunder använder flera av våra tjänster i samverkan. Vi skapar paketlösningar som är kostnadseffektiva och sömlöst integrerade.